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采购的方式及其特点

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采购(Purchasing),是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源, 以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。

 

1%采购成本的降低,给企业平均增加10-20%的利润!选择合适的采购方式不仅能确定优质的供应商,采买到最合适的产品或服务,而且价格最为合适,服务最有保证,能给买卖双方带来双赢。

 

采购常用方式有:招标采购、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购、拍卖、框架协议采购等。

 

一、招标采购

 

招标采购是指在一定范围内公开货物、工程或服务采购的条件和要求,邀请众多投标人参加投标,并按照规定程序从中选择交易对象的一种市场交易行为。

 

招标分为公开招标和邀请招标。公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标;邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。

 

招标人有权自行选择招标代理机构,委托其办理招标事宜。招标代理机构是依法设立从事招标代理业务并提供服务的社会中介组织。

 

除了最终用户及相关法规要求必须实行招标的情况以外,在对采购内容的成本信息、技术信息掌握程度不够时,最好采用招标的方法,目的就是为了获得成本信息、技术信息等。

 

二、竞争性谈判

 

竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的方式。

 

其特点表现在:一是可以缩短准备期,能使采购项目更快地发挥作用;二是减少工作量,省去了大量的开标、投标工作,有利于提高工作效率,减少采购成本;三是供求双方能够进行更为灵活的谈判;四是有利于对民族工业进行保护;五是能够激励供应商自觉将高科技应用到采购产品中,同时又能转移采购风险。竞争性谈判的方法与招标很接近,作用也相仿,但程序上更灵活,效率也更高一些,可以作为招标采购的补充。

 

三、询价采购

 

询价采购是指对几个供货商(通常至少三家)的报价进行比较,以确保价格具有竞争性的一种采购方式。

 

其特点是:(1)邀请报价的数量至少为三个;(2)只允许供应商提供一个报价,而且不许其改变报价,报价的提交形式可以采用电传或传真形式;(3)报价的评审应按照买方公共或私营部门的良好惯例进行,采购合同一般授予符合采购实体需求的最低报价的供应商或承包商。

 

四、单一来源采购

 

单一来源采购是指只能从唯一供应商处采购、不可预见的紧急情况、为了保证一致或配套服务从原供应商添购原合同金额10%以内的情形的采购项目,采购人向特定的一个供应商采购的一种采购方式。

 

由于单一来源采购只同唯一的供应商、承包商或服务提供者签定合同,所以就竞争态势而言,采购方处于不利的地位,有可能增加采购成本;并且在谈判过程中容易滋生索贿受贿现象,所以对这种采购方法的使用,国际规则都规定了严格的适用条件。一般而言,这种方法的采用都是出于紧急采购的时效性或者只能从唯一的供应商或承包商取得货物、工程或服务的客观性。比如:招标失败、采购标的来源单一、紧急采购时效的需要、附加合同、研究、实验或开发合同、重复合同、设计竞赛等。

 

五、拍卖

 

拍卖是公开竞价的买卖方式,它以委托寄售为业的商行当众出卖寄售的货物,由许多买主出价争购,到没有人再出更高一些的价时,就拍板表示成交。我国拍卖法中已确认公开、公平、公正及诚实信用为拍卖活动必须遵守的基本原则。企业的废旧设备与物资处理可以采用这一方式。

 

拍卖的三个基本特点(或基本条件):

 

(1)拍卖必须有两个以上的买主:即凡拍卖表现为只有一个卖主(通常由拍卖机构充任)而有许多可能的买主,从而得以具备使后者相互之间能就其欲购的拍卖物品展开价格竞争的条件。

 

(2)拍卖必须有不断变动的价格:即凡拍卖皆非卖主对拍卖物品固定标价待售或买卖双方就拍卖物品讨价还价成交,而是由买主以卖主当场公布的起始价为基准另行应报价,直至最后确定最高价为止。

 

(3)拍卖必须有公开竞争的行为:即凡拍卖都是不同的买主在公开场合针对同一拍卖物品竞相出价,而倘若所有买主对任何拍卖物品均无意思表示,没有任何竞争行为发生,拍卖就将失去任何意义。

 

逆向拍卖是指采购方发布标准的采购需求,供应商在有限时间内通过专门的网络平台进行交互实时竞价,竞价结束时的报价为各个供货商的最终报价,买方根据报价,结合该供货商的供应实力给予综合考评,从而选择一名或几名最具实力的供货商的作为自己的合作伙伴。比如项目中标准件的采购就可以采用逆向拍卖方式。

 

拍卖是一个卖方多个买房的交易;而逆向拍卖是一个买方多个卖方的交易。

 

逆向拍卖的适用范围:采购实体可以详细描述采购标的物的规格;可以确保足够数量的供应商或承包商进行有效竞争;并且评标标准可以量化,且可用金额表示。

 

六、框架协议招标

 

框架协议招标主要适合于企业集团或政府采购招标人采用集中一次组织招标,为下属多个实施主体在一定时期内因零星、应急或重复需要分批次采购技术标准、规格、和要求相同的货物或同一类型的服务。

 

招标人通过招标,与中标人形成货物或服务同一采购框架协议,协议中一般只约定有效期内采购货物和服务的技术标准、规格和要求及其合同单价,不约定或大致约定采购标的物数量和合同总价,各采购实施主体按照采购框架协议分别与一个或几个中标人分批次签订和履行采购合同协议。

 

为了适应有效期内货物和服务产生的价格波动,框架协议中可以选择确定一个价格联动指数,适时调整框架协议确定的货物和服务合同单价,也可以采用定期更新补充框架协议中标人数量及其中标单价的动态调整办法。

 

框架协议招标有如下特征:

 

(1)招标约定合同单价、技术规格和服务条件等合同要件;

 

(2)招标通常不确定采购数量和交货时间,或者只提供预计的参考数量;

 

(3)框架协议的招标结果有确定的有效期,在有效期内采购人与中标人按框架协议签订实际供货或服务合同;

 

(4)同一个标的中标人可以不只一个;

 

(5)框架协议招标通常适用于货物和服务采购。

 

合理运用多种采购方式,可以实现对供应商队伍的动态管理和优化。比如,最初我们对采购内容的成本信息、技术信息不够了解,就可以通过招标来获得信息、扩大分包商备选范围。等到对成本、技术和分包商信息有了足够了解后,转用询价采购,不必再招标。再等到条件成熟,对这种采购商品就可以固定一两家长期合作厂家了。反过来,如果对长期合作厂家不满意,可以通过扩大询价范围或招标来调整、优化供应商或对合作厂家施加压力。


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