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施工企业采购管理浅析

管理员   |     

摘自: 《招标采购管理》

 

施工企业为应对新形势,均结合实际积极探索符合自身发展的物资设备采购模式。本文就施工企业开展物资设备采购管理的意义,以及如何加强物资设备采购管理,对提高企业采购管理水平,促进生产经营,降本增效进行详细阐述。

 

施工企业采购是指企业项目施工建设过程中,为得到所需的施工设备以及包括在承包合同中的建筑安装设备、工程材料等物资所进行的有组织、有目的的经济活动。随着市场经济不断深化,经济全球化不断发展,信息技术飞速提升,一些传统的企业管理手段已经与企业市场化、国际化要求产生了巨大落差,影响了企业的经营效率,其中关键点之一就是企业的采购管理。

 

施工企业物资设备采购管理作为其价值链管理的重要环节,不仅关系企业的生产经营成本,更是企业核心竞争力的重要组成部分。

 

一、施工企业加强采购管理的意义

 

1.有利于保证工程质量 物资设备的质量直接影响工程质量和工程进度,如果管理不好物资设备出现问题,不仅影响工程质量,也会影响企业的社会信誉。因此,加强物资设备采购管理,保证采购质量,是塑造企业良好品牌形象的重要方面,为实现企业可持续发展、提升竞争力、塑造品牌形象提供有力保障。

 

2.有利于降低成本,改善运营效率 在市场经济条件下,采购管理是企业价值链管理的核心环节。根据中国物流和采购联合会在2012年的调查显示,企业采购支出占企业销售收入的比重平均高达55%,加强采购管理在开源节流、降本增效方面见效最快,成果也能直接转化为企业的利润,控制采购成本已经成为企业重要的利润来源。 在当前经济背景下,加强基础管理、降低企业成本是应对各种危机最现实的选择。加强物资设备采购管理,发挥整体优势,开展集中采购,将企业需求整合起来,通过集中采购形成合力,大额的采购数量与长期的采购任务不仅能吸引到更多供应商参加竞争,提高企业的议价能力,降低采购成本,更能通过集中化的统谈统签、统谈分签等灵活的采购手段,不断提高采购工作效率,节约企业经营成本。

 

3.有利于保障供应 物资设备采购管理是生产经营的重要组成部分,物资设备采购承担着保障生产经营中每一个项目顺利运行的重大责任,物资设备采购为生产经营提供最基本的保障。物资设备采购管理工作做得好,生产经营才有可能开展得好,才能推动整个企业的发展。

 

4.有利于规范采购行为,提高采购过程的透明度 加强物资设备采购管理,实现阳光采购,不仅能规范采购行为,降低采购成本,也能有效防止腐败,避免采购人员走上歧途。通过集中采购,实现统一的监管,能够杜绝分散采购中的“暗箱操作”行为的发生,避免权力和个人意志的干扰,实现采购业务的决策民主、操作公开、过程受控、全程在案并永久追溯。 招标采购在提高采购物资设备质量的基础上,能最大限度地避免企业采购腐败现象的发生。

在制度上将“计划权、采购权、使用权”三权分离,招标采购由不同部门协作完成,招标人独立于项目单位以外,实施过程接受纪检监察部门的监督和检查,使集中采购过程成为环环相扣、相互监督、相互制约的工作链。招标使物资采购的各个程序都走向了公开,监督、管理都有的放矢,把以往的事后审计、检查变为事前预防,从被动管理变为主动参与。它使各供应商公平竞争,从而达到采购成本最大的效果,又可以增大对采购过程的监督力度,杜绝影响采购质量的各种外界因素,有效地保护了采购人员。

 

二、施工企业强化采购管理的具体措施

 

1.企业领导层的大力支持是思想保障 采购管理是一项具有挑战性的工作,然而当前一些企业领导层对采购管理工作认识不够到位:比如有的企业对提升采购管理所能达到的效果认识不足,存有疑虑;有的企业没有将采购管理与企业的经营战略及核心竞争力提升结合起来,仅仅将采购管理当做企业一项普通的职能管理;也有的企业尽管认识到了采购管理的重要性,但同时也看到采购管理变革会带来利益格局的重大变化,牵一发而动全身,因此想集中而不敢集中,想变革而不知从何下手。 推进采购管理必然要改革现有采购管理体制,必然要触动现有利益格局,这既是企业采购管理体系重构的过程,也是一个攻坚克难的系统工程。无论是采购管理体制改革、运行机制再造,还是集中采购、电子化采购的推进,都是对各方利益格局的直接调整。因此,只有企业领导层统一思想、提高认识,予以高度重视和大力支持,才能有效、有序地推进物资设备采购管理。

 

2.健全的采购管理机构是有力的组织保障 建立健全符合企业自身发展的适应性组织是企业强化物资设备采购管理的保障。物资设备采购管理是企业经营管理的重要组成部分,又是一项专业性很强的工作,需要企业根据发展需要,投入成本与精力构建符合自身的适应性组织,设立专门的采购管理组织机构,明确职能部门,配备专业管理队伍,打造专业团队。 某项采购工作的顺利完成,不仅需要采购人员掌握工程技术知识、具备丰富的建设施工经验、熟悉产品性能和市场状况、熟悉相关的法律法规知识,还应具有了解经济形势和全球市场的能力,善于把握采购节奏,具有商务谈判能力、沟通能力和计划能力,能够判断供应商的实际供货能力和报价的合理性等。因此,要通过培训来提高采购管理人员的业务水平和综合素质,不断提高其研究物资设备需求规律、分析市场变化趋势的能力,为做好物资设备采购管理工作打好组织基础。

 

3.统一的采购管理制度是标准化和规范化保障 俗话说“没有规矩不成方圆”。采购管理基本制度、实施办法和操作流程所组成的一套完整的采购管理流程体系,就是企业采购管理及业务开展的“规矩”,如果没有完善的采购管理流程体系作保障,企业采购管理及业务工作也很难顺利开展。 因此,企业要通过不断优化和改进制度体系,建立起统一、成熟、完善的标准化、规范化采购管理制度体系和操作流程,扎实推进物资编码、专业模块、合同标准和技术标准等标准化工作,畅通供需渠道,优化协调机制,强化现场管理,这是提升采购管理效率、规范采购业务最为直接有效的方式。 企业应定期梳理和完善各项采购规章制度,对不再符合当前形势的制度和规定要果断调整,切实做到有据可循,确保与企业战略管理目标一致,与企业整体生产经营链条相匹配,逐步形成制度、手册和流程三层相统一的决策基础和管理体系。

 

4.完备的供应商网络是源头保障 采购管理不仅是企业生产经营管理的重要组成部分,也是构建供应链的重要纽带,应作为企业发展的重要外部资源进行规划和管理。与优秀的供应商合作,采购的物资设备质量就有基本保障,同时还能提升企业形象;与资质差、实力不强的供应商合作,采购物资的质量就难以保证,如果出现问题还将影响企业名誉。 供应商网络可以说是采购环境,对企业采购管理要实现的四个目标至关重要,是源头保障。因此,供应商网络的建设及管理是采购管理的重要内容。用建立物资设备供应商网络的方式管好供应商,对供应商进行准入审核,并通过考核不断优化供应商网络。建设供应商网络可比喻为建“供应商超市”,一定要管好“超市”里面的全部供应商。这个“超市”可保供、保质,且价格优惠,但不保证最低。 目前,企业之间的竞争正在演变为供应链之间的竞争,企业与供应商应成为战略合作伙伴,而不应形成敌对局面。通过与供应商建立长期战略伙伴关系,提升供应商层级,发挥各自核心竞争力,实现战略采购,可以实现优势互补,降低采购成本。必要时,采取双方成立合资企业的高级合作形式来提升合作关系,最大限度地获取供应商的资源优势。 企业和具有战略联盟地位的供应商确立相对稳定的长期供需关系,以此降低双方乃至整个供应链的营运成本,达到双赢目的。可以说,战略采购是竞争采购的深化,是一种更高层面的企业之间形成供应链关系的采购模式。

 

5.完善的电子化采购平台是信息化保障 信息技术的发展日新月异,在很大程度上也能促进采购管理水平的提升。信息透明、高效,采购工作才能变得透明、高效。从最初的ERP系统到今天企业普遍采用的电子商务系统,无一不对采购管理工作提供了巨大帮助。电子化采购作为提升采购管理水平的重要手段,能改造传统采购业务流程,固化采购关键环节,实现网上提报需求、询价、报价、签订合同、供应商评价等,杜绝了暗箱操作等不规范行为,实现了集中采购全过程的公开、透明。但从现阶段企业采购管理工作的实际来看,部分企业采购信息系统的建设还相对滞后,有些企业即使已经建立了自己的采购信息化系统,但系统的使用率低,流程繁琐也影响企业采购管理的效率。 因此,只有建立起准确、及时、高效的电子化采购平台,供应商管理、采购价格管理、采购过程控制、采购绩效管理等工作才能得以顺利开展。采购业务按照统一的制度、统一的流程在统一的电子化采购平台上运行,才能使采购信息高度集成和广泛共享,确保“业务公开、过程受控、全程在案、永久追溯”落到实处。

利用网络技术实现电子平台采购与采购流程信息化,促进采购管理和操作执行各个环节的协调联动,提高工作效率,缩短采购周期,实现采购活动的全程在案、永久追溯,而且利用信息网络技术对采购全程各个环节进行管理,有效整合企业资源,帮助供求双方降低成本,提高企业核心竞争力,进一步实现信息共享、操作规范、实时监控、快捷高效。

 

6.合理的监督考核机制是可持续性保障 通过制订详细的采购管理考核方案和考核指标,采取自查和考核组现场检查考评相结合的方式,定期从制度体系建设、业务操作模式、供应商入库、档案管理以及信息化管理等方面,开展对所属企业采购管理的考核工作,形成考核报告并及时通报整改,考核结果同时纳入对所属企业领导班子年度绩效考核范围内,可以有效地推动采购管理工作的深入开展。同时,对所属企业采购业务全流程规范化进行监督检查,也是持续推进采购管理的重要保障。

国内外实践证明,加强采购管理是施工企业适应市场竞争的内在要求,是落实精细化管理的重要手段,是推进企业管理提升的重要环节,也是优化生产供应管理体系,实现卓越运营,进而提升企业核心竞争力的有力措施。面对与日俱增的竞争态势,只有依靠创新管理模式,适应不断变化的环境,顺应未来发展的趋势,才能更好得为企业谋生存、求发展。 在采购管理体制变革中,人的思想意识转变比组织和流程的再造难得多。所以说,推进采购管理提升,没有决心推不动,没有力度推不动,没有手段推不动,没有恒心推不动。当前企业要做的,就是下定决心、坚定信心,抓住重点,攻克难点,扎实推进企业的采购管理工作。

 

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